L’USSAF est un service ayant pour but de maintenir la protection sociale des Français. S’assurant de la collecte et de la redistribution des cotisations et contributions sociales, l’URSSAF se présente ainsi comme le principal organisme de financement de la Sécurité Sociale.
Afin de maintenir ce service, l’URSSAF doit opérer des contrôles aux seins des entreprises.
I. L’anticipation des zones à risque.
Lorsqu’un cotisant est amené à être contrôlé par les agents de l’USSAF, ce dernier doit anticiper leur venue.
Il a donc la possibilité de mettre en place, de manière régulière, des contrôles et audits internes.
Ainsi, les zones à risque pourront être contrôlées en amont afin d’éviter tout redressement de la part de l’agent.
II. Le champ d’application et la durée du contrôle URSSAF.
Le contrôle s’effectue sur divers documents sociaux, comptables, fiscaux, et juridiques.
Le législateur a limité la durée du contrôle dans les entreprises de moins de 20 salariés à 3 mois.
Toutefois, sur demande expresse du cotisant contrôlé ou de l’organisme de recouvrement, ce délai peut être prolongé une fois.
Cette prolongation concerne désormais tout aussi bien les entreprises de moins de 10 salariés que de moins de 20.
A titre expérimental et pour une durée de 4 ans, les administrations mais aussi l’URSSAF ne pourront plus effectuer un contrôle de plus de 9 mois, au sein des entreprises de moins de 250 salariés et ayant un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros, et ce, sur une période de trois années consécutives.
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues.
- Pour les entreprises employant des salariés, un contrôle réalisé en 2021 portera sur les années 2020, 2019 et 2018.
- Pour les travailleurs indépendants, un contrôle réalisé avant le 30 juin 2021 portera sur les années 2019, 2018, 2017.
- Après le 30 juin 2021, sur les années 2020, 2019, 2018.
III. Les pouvoirs des agents de contrôle.
L’article L243-11 du Code de la Sécurité sociale donnent pouvoir aux agents de contrôle d’opérer un contrôle dans les entreprises des cotisants.
Pour cela, l’agent de contrôle peut solliciter l’accès à tout document, tout support informatique qu’il jugera nécessaire (article R243-59-1 du Code de la sécurité sociale).
« L’obstacle à contrôle » est caractérisé par des actions ou omissions faisant « obstacle » au contrôle de l’agent.
Mentionné dans la liste d’observations par l’agent, cet « obstacle » entraine l’application par le directeur de l’organisme concerné, ici l’URSSAF, d’une pénalité financière (cf : Charte du cotisant contrôlé).
Il s’agit d’une procédure de sanction, mise en œuvre par l’agent de contrôle constatant l’obstacle.
Cependant, cette procédure de sanction ne peut être prononcée qu’à l’issue d’un débat contradictoire.
Les agents ont également la possibilité d’interroger les salariés de l’entreprise pour les besoins du contrôle et ce, même au sein de celle-ci.
En cas de suspicion de travail dissimulé, l’article L8271-6-1 du Code du travail prévoit la possibilité pour les agents d’interroger les salariés en quelque lieu que ce soit, y compris au sein de leur domicile et ce, avec leur consentement. (Arrêt de la 2ème chambre civile de la Cour de Cassation,n°18-19.929).
IV. Les subtilités de la procédure de contrôle.
Le contrôle URSSAF se fait en plusieurs étapes.
- Sur le contrôle sur place
Il est opéré par un ou plusieurs agents chargés du contrôle et placés sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement.
Par avis de contrôle, les agents sont tenus d’informer au minimum 30 jours (selon la Charte du cotisant contrôlé) avant la date de la première visite.
Pour les personnes morales, l’avis est adressé à son représentant légal, à son siège social ou établissement principal.
Pour les personnes physiques, l’avis est adressé à une personne physique, à son domicile, ou, le cas échéant, à son adresse professionnelle.
Le contrôle se déroule dans les locaux du cotisant mais également au sein de l’organisme de contrôle dont ils relèvent.
Par cette procédure, l’agent de contrôle interroge le cotisant sur les cotisations et contributions ayant été effectuées par ses soins et opère le contrôle à l’aide des documents lui ayant été fournis.
Afin de réduire la durée du contrôle, l’agent chargé du contrôle peut proposer au cotisant l’utilisation des méthodes d’échantillonnage et extrapolation. Pour ce faire, l’agent devra, 15 jours avant, lui communiquer une adresse électronique à laquelle est consultable un document expliquant les différentes phases de la mise en œuvre de ces méthodes.
En cas de refus de la part du cotisant, ce dernier devra le notifier par écrit et fournir toutes les pièces nécessaires au contrôle par l’agent.
- Sur le contrôle sur pièces
C’est une procédure de contrôle pouvant être engagée à l’égard des employeurs/travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés.
Elle s’effectue de la même manière que pour le contrôle sur place, excepté que les agents de contrôle sont ici dénommés « contrôleurs de recouvrement ».
Lorsque le cotisant fournit aux agents de contrôle une comptabilité inexacte, des documents inexploitables ou incomplets, ces derniers peuvent fixer de manière forfaitaire, et par tout moyen d’estimation probant, le montant de l’assiette des cotisations et contributions sociales.
- Avec la Loi ESSOC, le législateur prévoit néanmoins la possibilité, pour le cotisant, de rectifier certaines de ses erreurs et sous certaines conditions.
A défaut, l’assiette fixée par l’agent chargé du contrôle sera retenue pour le calcul définitif des cotisations dues.
- Sur l’issue des opérations de contrôle.
A l’issue du contrôle de l’agent, ce dernier rédige un document daté et signé (« Lettre d’observation ») mentionnant :
- L’objet du contrôle ;
- Les documents consultés ;
- La période vérifiée ;
- La date de la fin du contrôle ;
- Les modalités et délais de réponse ;
- La possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix pour répondre aux observations de l’agent chargé du contrôle ;
- S’il y a lieu, le constat par l’agent chargé du contrôle d’une situation d’abus de droit, de travail dissimulé ou l’absence de mise en conformité suite à des observations formulées lors d’un précédent contrôle et l’application de majorations de redressement ou pénalités consécutives.
Une période de contradictoire débute ainsi avec la possibilité, pour le cotisant, dans un délai de 30 jours, d’exprimer ou non un éventuel désaccord.
Le cotisant a la possibilité de demander (avant l’expiration du délai de 30 jours) à prolonger le délai de 30 jours (exception pour le travail illégal).
A défaut de réponse de la part de l’organisme de recouvrement, la prolongation est considérée comme acceptée.
A défaut de réponse de la part du cotisant à la lettre d’observations, et à l’issue du délai de 30 ou 60 jours si prolongation, celle-ci devient définitive.
Toutefois, trois cas sont à distinguer :
- Dans le cas d’observations sans régularisation : l’organisme de recouvrement confirme sa position et émet des observations pour l’avenir ;
- Dans le cas d’observations avec régularisation : l’organisme envoie au cotisant, une mise en demeure dans laquelle est détaillée pour les périodes contrôlées les montants arrêtés par l’agent et devant être acquittés par le cotisant ;
- Dans le cas de solde créditeur : une notification de crédit sera adressée au cotisant mentionnant le montant qui lui sera remboursé dans un délai maximum de 2 mois après notification.
V. Les moyens de contestations.
A l’issue d’un contrôle URSSAF, une décision de l’inspecteur ou du contrôleur est rendue.
En cas de contestation de tout ou partie de cette décision, la loi prévoit pour le cotisant, la possibilité de saisir la Commission de Recours Amiable (CRA) de l’organisme de recouvrement.
Ainsi pour les mises en demeure notifiées depuis le 1er janvier 2017, l’article R142-1 du Code de la sécurité sociale fixe à deux mois le délai de saisine de la CRA à compter de la notification de la mise en demeure.
La saisine de la commission de recours amiable est obligatoire si le cotisant souhaite, in fine, intenter un recours devant le pôle social du tribunal judicaire.
Si le cotisant contrôlé ne saisit pas la CRA dans le délai imparti, ce dernier se verra dans l’obligation de respecter la décision prise par les agents de contrôle, devenant alors définitive.
Gratuite, cette procédure ne nécessite pas la présence du cotisant ou de son représentant.
Dans cette décision de la commission, est mentionnée :
- Le motif du redressement ;
- Les montants annulés ;
- Les montants maintenus ;
- Les délais et voies de recours.
Ainsi, le cotisant pourra contester la décision de la CRA devant le Tribunal judiciaire dans le délai de 2 mois à compter de sa réception. A défaut, cette dernière devient définitive.
A noter :
Si la CRA ne répond pas dans le délai imparti, le cotisant pourra considérer comme rejetée sa contestation devant celle-ci.
Dès lors, il pourra saisir directement le tribunal judiciaire.
Sources : Charte du cotisant contrôlé ; URSSAF ; Code de la sécurité sociale ; Code du travail ; Loi ESSOC (“droit à l’erreur”) ; Cour de cassation, civile, Chambre civile 2, 19 septembre 2019, 18-19.929, Publié au bulletin
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